Например, неотъемлемый элемент любого дела — переговоры требуют соблюдения определенных правил, основ делового этикета. Пренебрегать ими по меньшей мере глупо.
Первое впечатление о человеке создается буквально за десять-пятнадцать секунд общения. Вот почему внешний вид в деловом этикете — мощный инструмент для достижения цели. Собираясь на переговоры, лучше всего использовать деловой стиль одежды.
На переговоры лучше не опаздывать. Придите за десять минут до назначенного времени, чтобы успеть привести себя в порядок, сосредоточиться. Обязательно поздоровайтесь с охраной, представьтесь секретарю. Не забывайте, что «спасибо» дорогого стоит. Улыбка должна быть искренней. В ожидании не читайте журналов, лучше просмотрите деловые бумаги. Не расспрашивайте секретаря, пытаясь выведать конфиденциальную информацию.
В комнату переговоров вас должен провести именно секретарь. В деловых и политических кругах принято здороваться за руку. Рукопожатие — традиционно мужской способ приветствия. У большинства женщин он вызывает легкий дискомфорт» поскольку неизвестно заранее, будут ли вашу руку энергично трясти или попытаются поцеловать. Во избежание путаницы и неловкости, лучше подать руку ни в вертикальной плоскости (как для пожатия), ни в горизонтальной (как для поцелуя), а под углом: хотите — целуйте, хотите — жмите. Рукопожатие должно быть лаконичным и достаточно энергичным.
Не начинайте разговор стоя, дождитесь предложения сесть. Если не предложили, уместно попросить: «Позвольте я сяду». Иначе разговор будет вестись не на равных. Садиться нужно естественно, не поправляя на себе одежду. Все делайте без суеты, лишних слов и движений. Одним словом, ведите себя так, как будто вы можете позволить себе не торопиться.
Во время деловых переговоров и встреч ваша поза должна быть одновременно достаточно свободной и сдержанно-подтянутой. Съежившаяся на краешке стула, судорожно вцепившаяся в свою сумочку женщина всем своим видом показывает скованность, стеснение, неуверенность в себе. Слишком свободная поза может быть воспринята как свидетельство развязности. Лучше сидеть прямо и свободно жестикулировать в пределах так называемой интимной зоны радиусом около полуметра вокруг тела. Избегайте жестов, свидетельствующих о вашем стеснении и нервозности: ковыряния в ухе, под ногтями, почесывания, не следует поправлять на себе одежду, прическу...
Чтобы расположить к себе собеседника, используйте в разговоре жесты, позволяющие видеть ваши ладони. Это является свидетельством открытости.
Сумку лучше не держать на коленях, а положить или поставить рядом с собой. Колени держите вместе, даже если вы в брюках. Если не знаете, как принять позу «нога на ногу», лучше ее избежать. Не держите папки в руках, а документы кладите на стол.
Необходимо доброжелательно и внимательно смотреть в лицо своему собеседнику, показывая, что вам интересно то, что он говорит. При этом если у вас с собеседником деловые отношения, то свой взгляд направьте в верхнюю часть лица, чуть выше бровей, а чтобы обозначить внимав ние, периодически смотрите в глаза. Но долгий пристальный взгляд в глаза может вызвать у собеседника чувство дискомфорта. При эмоциональном общении взгляд автоматически перемещается от глаз в нижнюю часть лица — это сразу чувствуется.
Особенности вашего голоса тоже имеют значение в общении. Если у вас высокий голос, постарайтесь, чтобы он не был визгливым, так как в этом случае вы можете вызвать у собеседника непреодолимое желание зажмуриться и заткнуть уши. Высокий тембр голоса очень раздражает и утомляет, он ассоциируется с напряжением или с зависимостью. Поэтому добейтесь грудного и приятного голоса, понизив его насколько это возможно. Но не говорите слишком тихо и неуверенно.
Лучше всего воспринимается размеренный темп речи, когда вы позволяете себе делать небольшие паузы, показывая, что, прежде чем что-то ответить, обдумываете услышанное. Сразу появляется ощущение, что вы — «человек разумный».
Нежелательно говорить слишком быстро, обрушивая на собеседника поток информации. Он не сможет понять, о каком таком грандиозном проекте вы ему сообщаете, и прервет вас и попросит повторить все сначала. Потеряете время, а самое главное — дадите понять, что вы — человек мелкий, зависимый и стараетесь как можно быстрее успеть все сказать, пока вас не «проводили» за дверь. Повышенный темп речи всегда ассоциируется с зависимостью и несерьезностью. А если будете говорить слишком медленно, то утомите собеседника: ему уже все понятно, а вы еще заканчиваете фразу.
Теперь поговорим о дистанции, устанавливающейся между людьми в любой деловой беседе. Каждый человек в зависимости от личной эмоциональности сам определяет подходящую для данного случая. Эмоциональные люди кажутся более близкими и понятными, скованные и сдержанные отодвигают собеседника на большее расстояние.
О сокращении дистанции говорит живая мимика, когда играют бровями, щурятся, улыбаются — живые интонации, раскованные позы.
Как только собеседник хочет увеличить дистанцию, он сразу напрягается, превращая лицо в непроницаемую маску, и начинает вещать бесстрастным голосом диктора телевидения.
Если вы сознательно хотите отстраниться, начните чаще, чем нужно, называть собеседника по имени и отчеству. (Вообще, время от времени упоминать имя собеседника в разговоре необходимо. Если вы, беседуя с человеком два часа подряд, ни разу не назвали его по имени, он может заподозрить, что вы вообще забыли, с кем разговариваете.) Использование бюрократических, громоздких или устаревших слов вроде «разумеется», «непременно» вызывает недоумение, увеличивает дистанцию и свидетельствует о довольно прохладном отношении. Поэтому надо всегда стараться учитывать массу нюансов во взаимоотношениях, играя которыми, можно нащупать оптимальный стиль общения, устраивающий обоих собеседников.
Всегда владейте ситуацией! Если вы приходите на переговоры и вас сажают на более низкое сиденье, чем у собеседника или лицом к окну, из-за чего вы видите только темный силуэт на ярком фоне, знайте: вы поставлены в невыгодные условия, на вас оказывают давление.
В таком случае, почувствовав, что вам неудобно, скажите, что вы хотели бы пересесть, сославшись, например, на то, что свет бьет в глаза. Если вам не идут навстречу, то лучше откажитесь от переговоров, иначе победа будет не за вами.
В конце переговоров необходимо поблагодарить хозяина за уделенное вам время. Если вы — принимающая сторона, очень важного гостя можно проводить самой, в других случаях посетителей встречает и провожает секретарь.
Надеюсь, что приведенные выше советы помогут выработать выдержанный, лишенный суеты и ненужных жестов стиль проведения переговоров.
Источник: «Как стать стервой». Авт.-сост. Т. И. Ревяко, 2005